MAKALELER
FAKS SUNUCUSUSU GEREKÇE YAZISI
Geçtiğimiz 5 yıl içerisinde yaygınlığı ve kullanırlığının düşeceği tahmin edilmiş olan faks teknolojisi, sanılanın aksine tüm dünyada gelişen yazılım, görüntüleme ve imaj teknolojileri sayesinde giderek artan bir biçimde kullanılmaktadır.
Bu durumda en büyük etkenlerden birisi de standart kağıtlı, mürekkepli, baskı teknolojilerine dayanan faks aygıtlarının yerini akıllı faks yazılımlarının almış olmasıdır.
Faks aygıtları yerine faks sunucu yazılımı kullanımının tercih edilmesinin pek çok gerekçesi bulunmaktadır. Bu gerekçeler aşağıda maddeler halinde sıralanmaktadır:
TASARRUF KALEMLERİ
Kağıt tasarrufu:
Gelen ve gönderilen fakslar faks sunucu sistemlerinde tamamen dijital ortamda barındırılabilirler. Bazı ıslak imza uygulamaları hariç (gerektiğinde bu bile dijitalleştirilebilir) faks sunucu yazılımlarının kağıda baskı alma ihtiyacı yoktur. Kağıt kullanımının minimuma indirgenmesi, yeşil çevreye katkıda bulanacağı gibi, hatırı sayılır bir miktarda kağıt tasarrufu da sağlayacaktır.
Toner Tasarrufu:
Standart faks aygıtlarının baskı teknolojisinde kullandıkları mürekkepler pahalı bir gider kalemi oluşturabilmektedir. Faks sunucu teknolojisi sayesinde minimum baskı ihtiyacı ile ciddi anlamda toner tasarrufu sağlanacaktır. Ayrıca bu tonerlerin çevreye kirlilik yaydığı da unutulmamalıdır.
Enerji tasarrufu:
Kurumda kullanılan ve tamamı 220 volt ile çalışan faks aygıtlarının pek çoğunun yerine konulacak tek bir faks sunucu toplamda 4-5 faks aygıtı kadar enerji harcayacak ve oldukça büyük bir enerji tasarrufu sağlayacaktır.
Bakım giderleri:
Kurum içerisine dağılmış onlarca faks aygıtının rutin bakımları, arızalarının giderilmesi kurumumuza hayli yük getirmektedir. Bu bakım maliyetleri faks sunucusu ile ortadan kalkacaktır.
Zaman Tasarrufu:
Kurum içinde fakslanacak bir belgenin önce çıktısının alınması, ardından pek çok durumda faks aygıtının başına gidilmesi, belki faks için sıraya girilmesi, faks gönderiminin bitmesinin beklenmesi vs gibi işlemler hayli zaman almakta ve çalışma verimliliğini düşürmektedir. Faks sunucu sistemlerinde kullanıcılar faksları bilgisayarlarından gönderecek ve alacaklardır.
Örnek Hesaplama
Çok yoğun çalışan bir faks hattının 24 saat içerisinde toplam 3 saat aktif faks gönderimi yaptığını varsayalım. 3 saat toplamda 180 dakika eder. Yani bir hat günde 180 dakika faks gönderimi yapmaktadır. 15 iş gününden hesaplansa tek bir hattın faks gönderim aylık faks gönderim süresi2700 dakika eder.
1 Hat = 2700 dk/ay
Şubat 2015 verilerine göre:
2700 dakika kullanımı olan bir hattın kamu kurumlarına özel aylık maliyeti 224 TL’dir
1 Hat = 224 TL/ay
Şubat 2015 verilerine göre:
En düşük kamu kurumlarına özel tarifenin bedeli aylık 100 dakika karşılığı 24,5 TL’dir.
1 Hat = 24,5 TL/ay
Kurum içine dağılmış, klasik faks aygıtlarına bağlı telefon hatları kastedilmektedir. Örnek kurumumuzda 30 adet faks hattı olduğu Bu hatların 15 tanesinin aktif kullanıldığı, 15 tanesinin pasif olduğu varsayılmıştır. Buna göre:
Aktif Hatlar Maliyeti = 15 hat x 224 TL = 3360 TL / ay
Pasif Hatlar Maliyeti = 15 hat x 24,5 TL =367,5 TL /ay
Toplam Hat Maliyeti = 3727,5 TL/ay
Toplam Hat Maliyeti = 3727,5 TL *12 = 44.730 TL /Yıl
Kabaca bir hesapla gönderilen her bir sayfa kağıdın maliyeti, kağıt masrafı, enerji giderleri, toner masrafı, iş gücü kaybı toplamları ile en düşük hesaplama ile 1 TL’dir.
Tüm kurumda günlük faks için kullanılan kağıt adedi 500 adet (1 top) olsa. Aylık maliyet en az 10.000 TL olacaktır.
Yıllık Kağıt, Enerji, Toner, İş Gücü Maliyeti ise 120.000.- TL’dir.
FAKS SUNUCU FAKS MALİYETLERİNİ NASIL DÜŞÜRÜR
Dijital hatlar, dijital santraller’in devreye girmesi ile artık klasik faks hatlarından değil faks kanallarından bahsetmek gerekir.
Faks kanalları bir arada bir havuz oluşturur ve üzerlerine gelen tüm faks çağrılarını yanıtlar. Örneğin eski klasik sistemde 30 adet faks hattının yaptığı işi 4 adet faks kanalından oluşan bir havuz karşılayabilir. 30 adet hattın sabit maliyetlerinden tasarruf edilir.
30 hattın sabit maliyetlerinden elde edilecek tasarruf yıllık 44.750 TL’dir.*
*Yukarıdaki hesaplama yöntemleri kullanılmıştır
Kullanıcılar e-posta gönderir gibi faks gönderirler. Dolayısı ile faks göndermek için yerlerinden kalkmalarına dahi gerek kalmaz. Gelen fakslar da e-postalarına düşer. Bu nedenle iş gücü kaybı ortadan kalkar.
Faks aygıtlarına artık ihtiyaç olmadığı, gelen fakslar tamamen dijital ortamda olduğu için enerji, kağıt ve toner kalemleri ile bunların bakımlarından da ciddi oranda tasarruf edilir.
Günlük 1 top kağıt faks gönderimi olan bir kurumun yıllık tasarrufu yaklaşık 80.000 TL’dir.*
*Yukarıdaki hesaplama yöntemleri kullanılmıştır
diğer faydalar
Çok amaçlılık – Entegrasyon
Faks sunucu yazılımlarının bazıları sadece faks sunucu değil aynı zamanda SMS sunucu, OCR dönüştürücü, PDF yazıcı olarak da kullanılarak aynı anda pek çok hizmeti verebilmektedirler. Buna ek olarak, faks sunucularının bazıları sundukları entegrasyon modülleri sayesinde pek çok harici program ile entegre çalışabilmekte, farklı programların içerisinden faks gönderebilme imkanı sunmaktadırlar.
Örneğin e-posta sistemleri ile entegre çalışan GFI Faxmaker fax server sistemi il,e e-posta gönderme becerisine sahip tüm uygulamaların içerisinden faks gönderilebilir ve faks alınabilir.
Örneğin bankaların tümü kredi kartı ekstrelerini faks sunucu sistemleri ile otomatik olarak göndermektedirler.
Arşivleme:
Faks sunucu sistemlerinde alınan ve gönderilen/gönderilmeye çalışılan her faks dijital olarak kayıt altına alınabilmekte ve gönderici, alıcı, tarih, saat, gönderen kullanıcı gibi bilgileri de içerecek şekilde gerektiğinde yıllarca saklanabilmektedir.
RAPORLAMA:
Gelen, giden ve başarılı başarısız tüm faksların arşivlendiği bir sistemde özel raporlama yazılımları ile özellikle MS SQL sunucu içerisine arşivlenen fakslar detaylı olarak raporlanabilir, geçmiş kayıtlara dönülebilir.
Uluslararası Mevzuatlara Uygunluk
Faks sunucu yazılımları uluslararası mevzuatlara uygun bir biçimde faks gönderme/ alma, saklama, arşivleme işlemlerini yerine getirebilmektedirler. Yarın bu mevzuatlarda oluşabilecek herhangi bir değişikliğe ya da yeni bir mevzuata uygunluğun sağlanması için tek bir faks sunucu yazılımını güncellemek yeterli olabilecektir.
E-posta ve Faks Karşılaştırması
Pek çok durumda e-posta sistemlerinin faks sistemlerinin yerini alacağı görüşü belirtilmektedir. E-posta sistemlerinin bu yetkinliğe kavuşabilmesi için öncelikle nitelikli imzanın yasal olarak Türkiye ve tüm dünyada kabul görmesi, ardından bu sistemlerin tüm kurumlarca aktif bir biçimde kullanılması gerekmektedir. Önümüzdeki birkaç 10 yıl için Türkiyenin her yerinde böyle bir yaygınlaşma olmasını beklenmemektedir.