MAKALELER
GENEL ÖZELLİKLER
1- Faks Otomasyon Yazılımı fiziksel ve sanal sunucular üzerinde çalışabilme kabiliyetine sahip olmalıdır.
2- Faks Otomasyon yazılımı analog hatlarla, dijital hatlarla ve IP üzerinden ilgili donanım ve yazılımları kullanarak çalışabilmelidir.
3- Faks Otomasyon yazılımı FOIP (Fax Over IP) desteğine sahip olmalı ve telefon santrali tarafından alınan ve faks sunucusuna IP üzerinden gönderilen faks çağrılarını karşılamalıdır.
4- FOIP desteği içerisinde gönderilen faksları IP üzerinden santrale aktarabilmelidir.
5- Mevcut e-posta sistemi ile entegre olabilmelidir.
6- Kullanıcılar mevcut e-posta programlarından, bilgisayarlarını ya da mobil cihazlarını kullanarak faks gönderebilmeli ve alabilmelidirler
7- Faks gönderim ve alımı için ayrıca bir faks istemci yazılımına ihtiyaç duyulmamalıdır.
8- Gerektiği durumlarda, istenirse bir faks istemci yazılımı desteği de bulunmalıdır.
9- Faks Otomasyon yazılımı aynı anda birden çok faks gönderme ve faks alma becerisine sahip olmalıdır
10- Faks otomasyon yazılımı, gerekli donanımla desteklenerek SMS gönderme ve alma programı olarak da kullanılabilmelidir.
11- Yazılım gelen faksları pdf, tiff, gif,jpeg formatlarından birisi ile kullanıcılara otomatik olarak e-posta yolu ile gönderebilmelidir.
TEKNİK ÖZELLİKLER
1- Faks otomasyon yazılımı gelen ve giden faksları her bir hat başına dosya olarak bir klasöre arşivleyebilmelidir.
2- Gelen ve giden faksları her bir hat için ayrı ayrı olmak üzere bir yazıcıya otomatik olarak yazdırabilmelidir
3- Her hat, faks göndermek ve/veya almak için ayrı ayrı konfigure edilebilmelidir.
4- İstenildiğinde bir hattan sadece belli kullanıcı/kullanıcı gruplarının faks gönderebilmesi sağlanabilmelidir.
5- Yazılım, kullanıcıları Active Directory’den çekebilmelidir.
6- Yazılım, Active Directory’e girilmiş kullanıcı ek bilgi alanlarını çekebilmeli ve gerekli alanlarda kullanabilmelidir.
7- Yazılım gönderenin faks ID’sine, gönderenin tuşlayacağı dahili numaraya, ISDN dijital son numara aralığına, ISDN numarasına, OCR çözümlemesi sonucu geçen sözcüklere ve faks hattına göre gelen faksları ilgili alıcılarına gönderebilme yeteneğine sahip olmalıdır.
8- İstenildiğinde gelen tüm faksların bir adrese yönlendirilmesi sağlanabilmelidir.
9- İstenildiğinde gelen tüm faksların bir kopyasının bir adrese yönlendirilmesi sağlanabilmelidir.
10- Gelen fakslar istenildiğinde Ms Exchange Server içerisinde bir Public Folder içerisinde atılabilmelidir.
11- İç alıcılara yönlendirilen gelen faksları istenirse ağda tanımlı yazıcılara (alıcının yazıcısına) yazdırabilmelidir.
12- Yönlenen fakslar’ı gerektiğinde ayrı ayrı yerel klasörlere arşivleyebilmelidir.
13- Faks gönderimlerinde, faks gönderen kullanıcılara e-posta ile gönderildi/gönderilmedi bilgisi gönderilmek istenen faksın bir sureti ile raporlanabilmelidir.
14- Yazılım kullanıcı/kullanıcı grubu bazında özelleştirilmiş, html tabanlı kapak sayfası oluşturma imkanı sunmalıdır
15- Yazılım kendi içerisinde SMS gönderimi ve alımı için bir SMS Sunucu yazılımı barındırmalıdır.
16- Kullanıcılar istenirse e-posta programlarını kullanarak SMS gönderebilmeli ve alabilmelidir.
17- Yazılım, kendi tanımlayacağı bir network yazıcı aracılığı ile bu yazıcıya gönderilen metinleri otomatik olarak fakslayarak çeşitli programlarla entegrasyon sağlayabilmelidir.
18- Yazılımın kendi sunacağı ve diğer yazılımlarla entegrasyonunu sağlayabilecek API desteği sunmalıdır.
19- Yazılım gönderilen ve alınan faksları, tarih, saat, hat numarası, süresi, sayfa sayısı, gönderen, alıcı gibi bilgilerle MS Access veya Ms SQL veri tabanlarına arşivleyebilmelidir.
20- Gönderilen faksların toplu raporlarını (küçültülmüş imajlar şeklinde) toplu olarak bir yazıcıdan çıkarabilmelidir
21- Yazılım gelen faksların boyutlarını otomatik olarak A4 boyutuna göre düzenlemelidir
22- Yazılım gelen ve giden fakslarda sayfanın üstüne veya altına gönderilen/alınan faksla ilgili tarih, saat, gönderen, alıcı vb bilgilerin yanında Active Directory’den alınan bilgileride basabilmelidir.
23- Yazılım istenildiği taktirde OCR desteği sunabilecek bir lisans yapısına sahip olmalıdır.
24- OCR desteği gelen faksları mükün olan en iyi formatta metne dönüştürebilmeli ve gelen faks raporlarına faksın içeriği metin olarak eklenebilmelidir.
25- Yazılım MS Exchange Server içerisinde tanımlı Public Contacts havuzlarını faks adres havuzu olarak kullanabilmelidir
26- Yazılım, gerektiğinde belli numaraların çevrilmesini, bu numaralara faks gönderilmesini engelleyebilmelidir.
27- Yazılım belli faks ID’sine sahip göndericilerden gelen faksları bloklayabilmelidir.
28- Yazılım gerektiğinde Active Directory üyesi olmayan kullanıcıların da faks göndermesine izin verecek şekilde ayarlanabilmelidir.
29- Yazılım ile ilgili bir hata oluşması durumunda hata dosyalarını otomatik olarak derleyecek bir mekanizmaya sahip olmalıdır.
30- Yazılım, gelen ve giden faksları anlık olarak izleyebilecek, servislerini yeniden başlatabilecek bir monitör ekranına sahip olmalıdır.
31- Monitor ekranı istenildiğinde uzak bir bilgisayara da kurulabilmelidir.
BAKIM VE DESTEK
1- Yazılımın lisanslaması ile birlikte 1 yıllık üretici bakım ve destek hizmeti ücretsiz olarak sunulmalıdır.
2- Üretici bakım ve desteği mesai saatleri içerisinde telefon- e-posta, chat ya da web sayfası üzerinden üreticiye başvurma, destek kaydı açma hizmetlerini içermelidir.
3- Üretici bakım ve desteği aynı zamanda ürün ile ilgili çıkan/çıkabilecek her türlü güncellemeler ile yeni versyonları ücretsiz edinme hakkı sunmalıdır.
4- Gerektiğinde üretici ile temasa geçmeleri için Distribütör/ Yetkili bayii kanalı kullanılabilmelidir.
5- Üreticinin web sayfasında, yazılım ile ilgili indirme yapılabilecek, lisanslı seri numarası sorgusuna imkan veren, üretici bakım anlaşması durumunu gösteren, kurumumuza ait bir bölüm sağlanmalıdır.