MAKALELER
FAKS SUNUCUSUSU GEREKÇE YAZISI
Geçtiğimiz 5 yıl içerisinde yaygınlığı ve kullanırlığının düşeceği tahmin edilmiş olan faks teknolojisi, sanılanın aksine tüm dünyada gelişen yazılım, görüntüleme ve imaj teknolojileri sayesinde giderek artan bir biçimde kullanılmaktadır.
Bu durumda en büyük etkenlerden birisi de standart kağıtlı, mürekkepli, baskı teknolojilerine dayanan faks aygıtlarının yerini akıllı faks yazılımlarının almış olmasıdır.
Faks aygıtları yerine faks sunucu yazılımı kullanımının tercih edilmesinin pek çok gerekçesi bulunmaktadır. Bu gerekçeler aşağıda maddeler halinde sıralanmaktadır:
1- Kağıt tasarrufu:
Gelen ve gönderilen fakslar faks sunucu sistemlerinde tamamen dijital ortamda barındırılabilirler. Bazı ıslak imza uygulamaları hariç (gerektiğinde bu bile dijitalleştirilebilir) faks sunucu yazılımlarının kağıda baskı alma ihtiyacı yoktur. Kağıt kullanımının minimuma indirgenmesi, yeşil çevreye katkıda bulanacağı gibi, hatırı sayılır bir miktarda kağıt tasarrufu da sağlayacaktır.
2- Toner Tasarrufu:
Standart faks aygıtlarının baskı teknolojisinde kullandıkları mürekkepler pahalı bir gider kalemi oluşturabilmektedir. Faks sunucu teknolojisi sayesinde minimum baskı ihtiyacı ile ciddi anlamda toner tasarrufu sağlanacaktır. Ayrıca bu tonerlerin çevreye kirlilik yaydığı da unutulmamalıdır.
3- Enerji tasarrufu:
Kurumda kullanılan ve tamamı 220 volt ile çalışan faks aygıtlarının pek çoğunun yerine konulacak tek bir faks sunucu toplamda 4-5 faks aygıtı kadar enerji harcayacak ve oldukça büyük bir enerji tasarrufu sağlayacaktır.
4- Bakım giderleri:
Kurum içerisine dağılmış onlarca faks aygıtının rutin bakımları, arızalarının giderilmesi kurumumuza hayli yük getirmektedir. Bu bakım maliyetleri faks sunucusu ile ortadan kalkacaktır.
5- Zaman Tasarrufu:
Kurum içinde fakslanacak bir belgenin çnce çıktısının alınması, ardından pek çok durumda faks aygıtının başına gidilmesi, belki faks için sıraya girilmesi, faks gönderiminin bitmesinin beklenmesi vs gibi işlemler hayli zaman almakta ve çalışma verimliliğini düşürmektedir. Faks sunucu sistemlerinde kullanıcılar faksları bilgisayarlarından gönderecek ve alacaklardır.
6- Çok amaçlılık – Entegrasyon
Faks sunucu yazılımlarının bazıları sadece faks sunucu değil aynı zamanda SMS sunucu, OCR dönüştürücü, PDF yazıcı olarak da kullanılarak aynı anda pek çok hizmeti verebilmektedirler. Buna ek olarak, faks sunucularının bazıları sundukları entegrasyon modülleri sayesinde pek çok harici program ile entegre çalışabilmekte, farklı programların içerisinden faks gönderebilme imkanı sunmaktadırlar.
7- Arşivleme:
Faks sunucu sistemlerinde alınan ve gönderilen/gönderilmeye çalışılan her faks dijital olarak kayıt altına alınabilmekte ve gönderici, alıcı, tarih, saat, gönderen kullanıcı gibi bilgileri de içerecek şekilde gerektiğinde yıllarca saklanabilmektedir.
8- Uluslararası Mevzuatlara Uygunluk
Faks sunucu yazılımları uluslararası mevzuatlara uygun bir biçimde faks gönderme/ alma, saklama, arşivleme işlemlerini yerine getirebilmektedirler. Yarın bu mevzuatlarda oluşabilecek herhangi bir değişikliğe ya da yeni bir mevzuata uygunluğun sağlanması için tek bir faks sunucu yazılımını güncellemek yeterli olabilecektir.
9- E-posta ve Faks Karşılaştırması
Pek çok durumda e-posta sistemlerinin faks sistemlerinin yerini alacağı görüşü belirtilmektedir. E-posta sistemlerinin bu yetkinliğe kavuşabilmesi için öncelikle nitelikli imzanın yasal olarak Türkiye ve tüm dünyada kabul görmesi, ardından bu sistemlerin tüm kurumlarca aktif bir biçimde kullanılması gerekmektedir. Önümüzdeki birkaç 10 yıl için Türkiye’nin her yerinde böyle bir yaygınlaşma olmasını beklenmemektedir.